Optionale Azure-Dokumenterkennung
Ergänzung vom 09.10.2026 zur Datenschutzinformation der Vereinszentrale. Sie gilt, sobald der Verein die gemeinsame Azure-Verbindung aktiviert und Finanzberechtigte eine Rechnung, Kantinenkassenberechtigte einen Lieferschein oder Trainer eine Hallenturnier-Ausschreibung ausdrücklich erkennen lassen. Die bloße Dateiauswahl oder normale Belegspeicherung startet keine Azure-Verarbeitung.
Verantwortlicher und Kontakt
Union BS-PrintStore Pucking, Parkstraße 15, 4055 Pucking, Österreich. Kontakt für Datenschutzanfragen: lorenz_preslmayr@hotmail.com, Telefon 0664 / 358 91 11.
Zweck und Daten
Die Erkennung unterstützt das Erfassen von Eingangsrechnungen und Zahlungsdaten sowie von Lieferscheinen, Artikeln, Mengen, Leergut und Rückgaben. Dafür wird der ausgewählte Beleg an Microsoft Azure Document Intelligence übermittelt. Verarbeitet wird der gesamte Inhalt dieser Datei, einschließlich darin enthaltener Namen, Anschriften, Kontodaten, Belegnummern, Beträge, Zahlungsbedingungen, Artikel-/Leistungsbeschreibungen, Mengen, Unterschriften und sonstiger personenbezogener Angaben. WEBP-Rechnungsbilder werden lokal in PNG umgewandelt; Lieferscheinfotos werden auf dem Gerät als JPEG-Aufnahme vorbereitet.
Beim Testtarif F0 wird auch bei längeren PDFs die gesamte ausgewählte Datei übermittelt, jedoch nur Seite 1 und 2 ausgewertet. Die unvollständige Analyse wird gekennzeichnet; der vollständige Originalbeleg bleibt unverändert erhalten. Zahlungsdaten müssen vor der Übernahme einschließlich der nicht gelesenen Seiten geprüft werden. Unvollständig erkannte Lieferscheine können nur als Entwurf gespeichert werden.
Es werden keine Spielerlisten, Verträge oder alten Archivbelege automatisch aus der Vereinszentrale übertragen. Die Nutzer müssen selbst vermeiden, unnötige oder besonders sensible Unterlagen als Rechnung für die Erkennung auszuwählen. Die Anwendung entfernt personenbezogene Angaben im ausgewählten Dokument nicht automatisch.
Rechtsgrundlage und Freiwilligkeit der Erkennung
Die Belegverwaltung dient der notwendigen internen Finanzverwaltung und, soweit einschlägig, gesetzlichen Buchhaltungs-/Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Die zusätzliche cloudbasierte Erfassungshilfe ist auf ihre Erforderlichkeit und Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu prüfen und vom Verein zu dokumentieren, bevor sie aktiviert wird. Ein Klick auf „Erkennen“ oder die Prüfung der Zahlungsdaten ist keine Einwilligung der auf der Rechnung genannten Personen.
Die manuelle Belegerfassung ohne Azure-Erkennung bleibt möglich. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, sind für diese Erfassungshilfe nicht vorgesehen und dürfen nicht ohne gesonderte Prüfung der Art.-9-Voraussetzungen übermittelt werden.
Empfänger, Region und Übermittlung
Microsoft verarbeitet den ausgewählten Beleg als technischer Dienstleister nach dem für das Azure-Abonnement geltenden Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA). Die konkrete vertragsführende Microsoft-Gesellschaft und Unterauftragsverarbeiter ergeben sich aus dem Azure-Vertrag; diese Vertragszuordnung muss der Verein vor der Aktivierung prüfen. Außerdem verarbeitet der bestehende Website-Hostingdienst die Übermittlung und die interne Belegspeicherung.
Die Vereinszentrale lässt ausschließlich eine Konfiguration für EU-Ressourcenregionen zu. Die Administration muss den tatsächlichen Standort im Azure-Portal bestätigen; die Regionsauswahl auf der Website verschiebt keine Ressource. Die Eingabe und Ergebnisse werden laut Microsoft in der Ressourcenregion verarbeitet und temporär gespeichert. Die EU Data Boundary enthält begrenzte Transfer-/Zugriffsausnahmen, insbesondere in Support-/Sicherheitssituationen. Mögliche Drittlandübermittlungen und die dafür geltenden Garantien sind anhand des vereinbarten DPA und der Microsoft-Transferinformationen zu beurteilen; ausschließlich europäischer Zugriff wird nicht zugesichert.
Speicherung, Löschung und Sicherheit
Microsoft dokumentiert eine automatische Löschung der übermittelten Eingabe und Analyseergebnisse 24 Stunden nach Abschluss der Analyse. Unsere Anwendung fordert nach Ergebnisabruf und, soweit technisch möglich, nach Abbruch eine vorzeitige Löschung an. Bei Netzwerkfehlern, unterbrochener Sitzung oder geändertem Schlüssel kann deren Erfolg nicht garantiert werden. Microsoft: Daten, Datenschutz und Sicherheit.
Die Rechnungserkennung legt kein zusätzliches lokales Rechnungsarchiv an. Kurzlebige Auftragsmetadaten (zufällige Kennung, gehashte Sitzungszuordnung, Dateiprüfwert, Status, Zeitpunkt, Seitenzahl) liegen zugriffsgeschützt auf dem Webserver und werden nach Ablauf bei späteren Erkennungsstarts bereinigt; ohne weitere Starts können diese Metadaten länger bestehen bleiben. Sicherheitszähler enthalten Seitenzahlen und pseudonyme Sitzungskennungen, keine Rechnungsinhalte. Ergebnisse werden nur im Prüfdialog angezeigt und erst nach ausdrücklich bestätigter Übernahme mit dem bestehenden Belegworkflow gespeichert.
Der gemeinsame Budgetzähler speichert langfristig nur Zeitraum, Anzahl der reservierten Analysestarts und Seitenzahlen, keine Beleginhalte oder Namen. Er wird unabhängig von kurzlebigen Aufträgen erhalten, damit Tageswechsel, Auftragsbereinigung, Geräte- und Verbindungswechsel das Jahreslimit nicht zurücksetzen. Die Zählung beginnt mit Einrichtung des Budgets; vorherige Scans werden nicht nachträglich rekonstruiert. Der Zeitraum 09.10.2026–08.10.2027 erlaubt maximal 500 Starts und wird nicht automatisch verlängert.
Lieferschein-Arbeitsentwürfe mit Aufnahme/PDF, erkanntem Text und Vorschlägen werden auf dem verwendeten Gerät im angemeldeten Benutzerkontext zwischengespeichert. Beim ausdrücklichen zentralen Speichern werden Originalbeleg und geprüfte bzw. als Entwurf markierte Angaben im geschützten Vereinsbereich für Kantinenkassenberechtigte abgelegt. Diese bestehende Entwurfs-/Belegspeicherung bleibt von den kurzlebigen Azure-Aufträgen getrennt; gespeicherte Unterlagen werden nicht automatisch erneut an Azure übertragen.
Bei Hallenturnier-Ausschreibungen dient die Erkennung der Zuordnung von Turniertermin, Halle, Nenngeld, Zahlungsdaten und Kontaktdaten des Veranstalters. Übertragen wird die ausdrücklich ausgewählte vollständige Datei, einschließlich enthaltenen Kontakten, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder sonstigen personenbezogenen Angaben. Azure F0 wertet nur Seite 1–2 aus. Keine Spielerfotos oder Kaderlisten zum Erkennen auswählen. Google Gemini wird für diese Erkennung nicht mehr verwendet; es gibt keinen automatischen Wechsel zu einem anderen Anbieter. Die lokale Zuordnung liefert nur Vorschläge, die der Trainer mit dem vollständigen Original prüft. Das Original wird separat zugriffsgeschützt als vorläufiger Anhang hinterlegt; erst das ausdrückliche Speichern verbindet es mit dem Turniereintrag. Nicht verwendete Anhänge werden nach mindestens 48 Stunden bei späteren Uploads bereinigt und können ohne weitere Uploads länger bestehen bleiben. „Nur Original hinterlegen“ nutzt diese bestehende Vereinsablage ohne Übertragung an Azure. Trainerrechte mit zugewiesenen Mannschaften begrenzen das Einlesen; reine Finanzübersichtsrechte reichen nicht. Das gemeinsame 500-Scan-Budget gilt auch für Ausschreibungen.
Der Azure-Schlüssel liegt nur in der geschützten Serverkonfiguration und wird nicht zurückgegeben. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt per HTTPS. Nur Administration verwaltet die Verbindung; Finanz- und Kantinenkassenrechte begrenzen die Erkennung getrennt. Das gemeinsame Seitenlimit reduziert unbeabsichtigte Massenanalysen. Die für bestehende Belegarchive geltenden Aufbewahrungsfristen bleiben unverändert.
Keine automatische Zahlung oder Entscheidung
Die Erkennung liefert Vorschläge, die mit dem Original zu vergleichen sind. Unklare Konten, fehlende Beträge und geringe Erkennungssicherheit erfordern eine manuelle Prüfung. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt: Freigabe, QR-Code und tatsächliche Überweisung bleiben eigenständige Schritte mit menschlicher Prüfung.
Betroffenenrechte
Nach Maßgabe der DSGVO bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen eine auf berechtigtes Interesse gestützte Verarbeitung. Anfragen an den oben genannten Vereinskontakt. Beschwerden können an die Österreichische Datenschutzbehörde gerichtet werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung von Originalbelegen entgegenstehen.
Diese Ergänzung ersetzt nicht die Prüfung der konkreten Azure-Vertragslage, Rechtsgrundlage und Schutzmaßnahmen durch den Verein. Die Erkennung bleibt deaktiviert, bis die Administration Verbindung und Datenschutzvoraussetzungen geprüft und sie freigeschaltet hat.