WhatsApp-Community für Eltern und Vereinsangehörige

Die Teilnahme ist freiwillig. Eine Mitgliedschaft im Verein, die Teilnahme eines Kindes an Training oder Spiel und sonstige Vereinsleistungen hängen nicht von der Nutzung von WhatsApp ab. Wer nicht teilnimmt, erhält grundlegende Vereinsinformationen weiterhin über die Website bzw. im direkten Kontakt.

1. Verantwortliche und Rollen

Plattformanbieter: WhatsApp Ireland Limited stellt WhatsApp für Nutzerinnen und Nutzer in der Europäischen Region bereit und verarbeitet Daten nach eigener Verantwortung und den eigenen Nutzungs- und Datenschutzbedingungen. Aktuelle Informationen des Anbieters: WhatsApp-Datenschutzrichtlinie für die Europäische Region und WhatsApp-Nutzungsbedingungen für die Europäische Region.

2. Zweck der Community

Die Community dient einer zusätzlichen, schnellen Kommunikation mit Eltern, obsorgeberechtigten Personen, erwachsenen Mitgliedern und Vereinsfunktionären, insbesondere für:

• organisatorische Hinweise zu Training, Spielen, Diensten und Veranstaltungen,
• kurzfristige Änderungen und Erinnerungen,
• vereinsbezogene Rückfragen und Austausch in den vorgesehenen Gruppen.

WhatsApp ist kein vertraulicher Kanal für Gesundheitsangaben, Ausweisdokumente, Bankdaten, Zugangscodes, Disziplinarangelegenheiten oder andere sensible Informationen. Solche Inhalte sind über einen geeigneten direkten Kontakt mit der zuständigen Person zu klären.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Durch den Verein und andere Community-Mitglieder

• Telefonnummer, WhatsApp-Profilname und – abhängig von den persönlichen Einstellungen – Profilbild und Profilinformation,
• Community- und Gruppenzugehörigkeit, Beitritt und Austritt,
• Nachrichten, Reaktionen, geteilte Bilder, Videos, Dokumente und organisatorische Angaben,
• bei Administratoren notwendige Verwaltungsinformationen, etwa Einladung, Gruppenfreigabe, Moderation oder Entfernung,
• beim Verein der Nachweis, dass die WhatsApp-Einwilligung in einer bestimmten Version erteilt, bestätigt, geändert oder widerrufen wurde.

Durch WhatsApp

WhatsApp verarbeitet insbesondere Konto-, Geräte-, Nutzungs-, Verbindungs- und Community-/Gruppeninformationen entsprechend der eigenen Datenschutzrichtlinie. Je nach Gruppe, Rolle und persönlichen Einstellungen können Telefonnummer und Profildaten für Administratoren oder andere Teilnehmende sichtbar sein. Andere Personen können Inhalte speichern, weiterleiten oder Bildschirmaufnahmen erstellen. Dies kann der Verein technisch nicht vollständig verhindern.

Persönliche Nachrichten sind nach Angaben von WhatsApp grundsätzlich Ende-zu-Ende verschlüsselt. Daraus folgt jedoch nicht, dass alle Konto-, Gruppen-, Community-, Profil- und Nutzungsdaten denselben Schutz haben. Insbesondere Community- und Gruppenbezeichnungen, Beschreibungen sowie technische Metadaten können gesondert verarbeitet werden.

4. Rechtsgrundlage und Freiwilligkeit

Die vereinsseitige Aufnahme und Verwaltung in der WhatsApp-Community erfolgt auf Grundlage der gesonderten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird nicht mit der allgemeinen Mitgliedschaft, der Kenntnisnahme der Datenschutzinformation oder einer Foto-/Medienfreigabe gebündelt. Das Auswahlfeld darf nicht vorangekreuzt sein.

Die Einwilligung kann jederzeit ohne Begründung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf nicht.

5. Empfänger und Übermittlung außerhalb des EWR

Empfänger der in der Community sichtbaren Daten sind – je nach WhatsApp-Funktion und Einstellungen – Community- und Gruppenadministratoren, Mitglieder derselben Gruppe sowie WhatsApp. Wenn Inhalte an andere Gruppen weitergeleitet werden, können weitere Personen Empfänger werden.

WhatsApp gehört zur Meta-Unternehmensgruppe und kann nach der eigenen Datenschutzrichtlinie Informationen innerhalb der Unternehmensgruppe und mit Dienstleistern teilen sowie Daten weltweit verarbeiten. Dabei können Übermittlungen außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Die von WhatsApp dafür angegebenen Garantien und Rechtsgrundlagen ergeben sich aus der jeweils aktuellen Datenschutzrichtlinie des Anbieters. Auf diese eigenständige Plattformverarbeitung hat der Verein nur begrenzten Einfluss.

6. Speicherdauer

• Beim Verein: Administrationsdaten werden nur für die Dauer der Teilnahme bzw. bis zum Widerruf benötigt. Der Einwilligungs- und Widerrufsnachweis wird grundsätzlich bis zu drei Jahre nach Ende der Teilnahme gesperrt aufbewahrt, soweit kein konkreter Anspruch eine längere Aufbewahrung erfordert.
• In den Geräten anderer Teilnehmender: bereits empfangene oder gesicherte Nachrichten und Medien können dort auch nach dem Austritt verbleiben.
• Bei WhatsApp: Löschung und Aufbewahrung richten sich zusätzlich nach den Einstellungen, Funktionen und Datenschutzregeln von WhatsApp. Anträge zu einem WhatsApp-Konto sind direkt an WhatsApp zu richten.

7. Widerruf, Austritt und Löschung

Ein Widerruf ist über das Online-Einwilligungscenter oder per E-Mail an lorenz_preslmayr@hotmail.com möglich. Nach Zuordnung des Widerrufs entfernt die Union die betreffende Person aus den von ihr administrierten Community-/Gruppenbereichen und verwendet die Daten nicht mehr für neue WhatsApp-Kommunikation.

Zusätzlich kann jede Person die Community oder Gruppe in WhatsApp selbst verlassen. Ein bloßer Austritt löscht jedoch weder bereits versandte Inhalte auf den Geräten anderer Personen noch das WhatsApp-Konto. Wer darüber hinaus die Löschung vereinsseitiger Kontaktdaten verlangt, sollte dies ausdrücklich beim Verein angeben.

8. Community-Regeln zum Schutz aller Beteiligten

• Nur vereinsbezogene und für die jeweilige Gruppe erforderliche Inhalte teilen.
• Keine sensiblen Daten von Kindern oder Erwachsenen in die Gruppe stellen.
• Fotos, Videos, Telefonnummern, Nachrichten oder Bildschirmaufnahmen anderer Personen nicht ohne passende Berechtigung außerhalb der vorgesehenen Gruppe weitergeben.
• Keine Bilder anderer Kinder posten, wenn dafür keine nachweisbare Freigabe für diesen geschlossenen WhatsApp-Kontext besteht oder ein Kind widerspricht.
• Keine beleidigenden, diskriminierenden, bloßstellenden oder werblichen Inhalte. Administratoren dürfen zweckfremde oder rechtswidrige Inhalte entfernen und Personen bei Regelverstößen ausschließen.

Empfehlung: Die Community sollte über die Konten erwachsener Eltern, obsorgeberechtigter Personen oder erwachsener Mitglieder genutzt werden. Ein eigenes WhatsApp-Konto eines Kindes ist für die Vereinskommunikation nicht erforderlich.

9. Datenschutzrechte

Gegenüber dem Verein bestehen – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf. Die Kontaktdaten stehen in Abschnitt 1. Zusätzlich besteht ein Beschwerderecht bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, www.dsb.gv.at.

10. Text der gesonderten Einwilligung

Keine Auswahl ist ebenfalls eine gültige Entscheidung. Der Community-Einladungslink soll erst nach bestätigter Einwilligung angezeigt oder zugesendet werden. Er darf nicht frei in öffentlichen Webseiten oder Dokumenten stehen.